Constitution et cadre de fonctionnement

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Ombudsman de Sherbrooke – Constitution et cadre de fonctionnement
Mise à jour 12 janvier 2011

CHAPITRE I

1.      Dans le présent document, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par :

«associé» : une personne liée à une autre par un intérêt financier, commercial ou professionnel commun;

«intérêt personnel» : intérêt de la personne concernée, qu’il soit direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui de public en général ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée;

«intérêt des proches» : intérêt du conjoint de la personne concernée, de ses enfants, de ses ascendants, ou intérêt d’une société, compagnie, coopérative ou association avec laquelle elle entretient une relation d’affaires régulière. Il peut être direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui de public en général ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée;

 

CHAPITRE II

OMBUDSMAN DE SHERBROOKE

2.      L’Ombudsman de Sherbrooke est créé. Il relève de l’autorité du conseil de la Ville.

3.      Le bureau de l’ombudsman est composé de 10 membres appelés commissaires. Dans la mesure du possible, la parité homme-femme est respectée.

4.      Les commissaires sont désignés par résolution du conseil.

5.      Les commissaires nomment parmi eux annuellement un président et un vice-président, ce dernier agissant en remplacement du président au cas d’absence ou d’incapacité d’agir de celui-ci.

6.      La durée du mandat des commissaires est de trois ans.

7.      Le mandat d’un commissaire est renouvelable.

8.      Malgré l’article 7, un commissaire dont le mandat est terminé demeure en fonction jusqu’à ce que ce mandat soit renouvelé ou jusqu’à ce qu’un nouveau commissaire soit nommé.

9.      Un commissaire démissionne en avisant, par écrit, le conseil. Un président démissionne de la présidence et un vice-président démissionne de la vice-présidence en avisant, par écrit, le conseil.

10.     Le conseil de la Ville peut mettre fin au mandat d’un commissaire par résolution adoptée par un vote des deux tiers des voix exprimées.

11.     Les personnes suivantes ne peuvent pas être nommées à titre de commissaire du bureau de l’ombudsman :

1° Un conseiller ou un employé de la Ville ;

2° L’associé d’un membre du conseil ou d’un employé de la Ville ;

3° Une personne se trouvant dans une situation susceptible de mettre en conflit, d’une part, son intérêt personnel ou celui de ses proches et, d’autre part, les devoirs de ses fonctions ;

4° Une personne qui, par elle-même ou par son associé, a un intérêt direct ou indirect dans un contrat avec la Ville.

CHAPITRE III

SECRÉTARIAT DU BUREAU DE L’OMBUDSMAN

12.     Le bureau de l’ombudsman est dirigé par une personne nommée secrétaire général par le conseil et dispose d’un soutien administratif fourni par la Ville de Sherbrooke.

13.     Le secrétaire général, sous l’autorité du président du bureau de l’ombudsman, assure le fonctionnement du processus d’intervention et d’enquête, il collabore à la rédaction des recommandations du bureau de l’ombudsman et à leur suivi. Il est également responsable de la structure d’accueil et de l’admissibilité des demandes au bureau de l’ombudsman.

14.     La durée du mandat du secrétaire général est de trois ans, renouvelable.

15.     Le conseil de la Ville consacre annuellement, dans le budget de la ville, les sommes nécessaires au fonctionnement du bureau de l’ombudsman.

16.     Le comité exécutif fixe la rémunération du secrétaire général.

CHAPITRE IV

RÉMUNÉRATION ET REMBOURSEMENT DE DÉPENSES

17.    Les commissaires ne reçoivent aucune rémunération pour l’exercice de leur fonction.

18.     Malgré l’article 17, une allocation de dépenses de 100 $ par affectation est versée à chaque commissaire qui est appelé à siéger sur un banc d’enquête et ce, pour un maximum de 500 $ par année. Le versement de l’allocation se fait à la fin du processus d’enquête, lorsque la recommandation des commissaires du banc est remise au président du bureau de l’ombudsman.

CHAPITRE V

COMPÉTENCE

19.     L’Ombudsman de Sherbrooke intervient ou enquête chaque fois qu’il a des motifs raisonnables de croire qu’une personne ou un groupe de personnes a été lésé ou peut vraisemblablement l’être par le fait ou l’omission de la ville. Il intervient de sa propre initiative ou à la demande d’une personne.

Il peut enquêter sur toute affaire concernant une décision, une recommandation, un acte ou une omission de la ville.

Il peut également enquêter sur toute affaire concernant un acte ou une omission de la part d’une personne effectuant des tâches pour le compte de la ville.

Il intervient également à la demande du maire, d’un élu, du comité exécutif, du conseil de la Ville ou d’un conseil d’arrondissement.

20.     Pour l’application de l’article 19, constitue un motif raisonnable de croire qu’une personne ou qu’un groupe de personnes a été lésé ou peut vraisemblablement l’être, une des prétentions suivantes :

1°      La Ville ou son représentant a agi de façon déraisonnable, injuste, abusive ou d’une manière discriminatoire ;

2°      La Ville ou son représentant a manqué à son devoir ou fait preuve d’inconduite ou de négligence ;

3°      Dans l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire, la Ville ou son représentant a agi dans un but injuste, en se fondant sur des motifs qui ne sont pas pertinents ou en n’en motivant pas l’exercice lorsqu’il devait le faire.

21.     L’Ombudsman de Sherbrooke ne peut pas enquêter sur les décisions :

1°      Du conseil de la Ville, du comité exécutif, d’un conseil d’arrondissement ou d’un comité ou d’une commission de la ville ;

2°      De toute personne, dans le cadre de relations de travail avec la personne ou le groupe visé par l’intervention ;

3°      D’un agent de la paix du Service de police ;

4°      Du vérificateur général.

22.     Il ne peut pas non plus enquêter sur un différend privé entre citoyens ni sur une décision prise par un tribunal ou un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.

23.     L’Ombudsman de Sherbrooke peut refuser d’intervenir ou d’enquêter, il peut également interrompre une intervention ou une enquête, lorsqu’il est d’avis que la plainte est frivole, vexatoire ou qu’elle n’a pas été faite de bonne foi ou qu’un recours légal est susceptible de corriger la situation préjudiciable.

Lorsqu’il décide de ne pas intervenir ou enquêter ou d’interrompre une intervention ou une enquête, l’Ombudsman de Sherbrooke doit faire part de sa décision au plaignant par écrit. Cette décision doit être motivée.

24.     L’Ombudsman de Sherbrooke ne peut pas intervenir ou enquêter lorsqu’il s’est écoulé plus d’un an depuis que la personne ou le groupe dont les intérêts seraient visés par cette intervention ou cette enquête a eu connaissance des faits qui la fondent, à moins que cette personne ou ce groupe ne démontre, à la satisfaction de l’Ombudsman de Sherbrooke, des circonstances exceptionnelles justifiant ce délai. Il doit aviser, par écrit, le plaignant de son refus, le cas échéant.

25.     Lorsqu’il décide d’intervenir ou d’enquêter, l’Ombudsman de Sherbrooke doit aviser le directeur général de la ville. Il doit inviter l’auteur de l’acte ou de l’omission ou la personne responsable du service fourni par un contractant pour le compte de la Ville à se faire entendre et lui permettre, s’il le juge opportun, de remédier à la situation. Toutes les interventions et enquêtes de l’Ombudsman de Sherbrooke sont conduites en privé.

26.     L’Ombudsman de Sherbrooke peut également inviter à se faire entendre toute autre personne susceptible de lui accorder un éclairage pertinent au cas d’enquête et prendre tout autre moyen approprié pour obtenir les renseignements nécessaires ou utiles à l’enquête ou à l’intervention.

27.     L’Ombudsman de Sherbrooke ne peut pas intervenir ou enquêter sur une plainte d’un citoyen tant que ce dernier ne lui démontre pas, à sa satisfaction, qu’il a épuisé les recours administratifs et judiciaires normaux pour solutionner sa situation.

28.     Quiconque demande l’intervention de l’Ombudsman de Sherbrooke doit :

1°      Fournir ses nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, et ceux de chacune des personnes visées par sa demande, s’il les connaît ;

2°      Exposer les faits qui justifient sa demande;

3°      Décrire la solution qui lui donnerait satisfaction;

4°      Fournir tout autre renseignement ou document qu’il juge ou que l’Ombudsman de Sherbrooke juge nécessaire pour le traitement de sa demande.

29.     Lors de l’intervention ou de l’enquête, un membre du bureau de l’ombudsman ou le personnel du secrétariat général affecté au traitement de la plainte peut prendre connaissance et faire des copies de tous les dossiers et registres et de tout document qu’il juge pertinent. Il peut exiger les renseignements, rapports et explications qu’il juge nécessaires pour l’accomplissement de ses fonctions.

30.     Au terme de son intervention ou de son enquête, l’Ombudsman de Sherbrooke doit faire rapport, par écrit, des résultats au plaignant. Il doit également faire rapport au directeur général de la Ville.

31.     À la suite d’une intervention ou de son enquête, l’Ombudsman de Sherbrooke peut recommander toute mesure qu’il juge appropriée.

32.     Lorsqu’il fait une recommandation, l’Ombudsman de Sherbrooke peut exiger du directeur général qu’il lui fasse rapport, dans un délai donné, des mesures prises ou proposées afin de donner suite à la recommandation.

À défaut d’obtenir une réponse favorable dans le délai fixé, l’Ombudsman de Sherbrooke peut faire rapport, selon le cas, au conseil de la Ville, au comité exécutif ou au conseil d’arrondissement. Il peut également exposer la situation dans un rapport spécial ou dans son rapport annuel.

33.     Lorsqu’il le juge d’intérêt public, le président du bureau de l’ombudsman peut commenter publiquement un rapport qu’il a soumis.

CHAPITRE VI

BANC DE COMMISSAIRES

34.     Le président du bureau de l’ombudsman délègue à un banc formé d’au moins trois commissaires la responsabilité d’intervenir ou d’enquêter.

Le président doit, dans la composition d’un banc, rechercher le niveau d’expertise le plus pertinent à la nature de la plainte.

Un commissaire invité à être membre d’un banc à l’occasion d’une intervention ou d’une enquête doit, s’il a directement ou indirectement un intérêt pécuniaire particulier, au sens du premier alinéa de l’article 361 de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, divulguer au président du Bureau de l’ombudsman la nature générale de cet intérêt et refuser de faire partie du banc. Il doit également s’abstenir d’intervenir de quelque manière dans l’intervention ou l’enquête. Il en est de même pour tout intérêt personnel ou de ses proches qu’il détient au sens de la présente résolution.

Les commissaires formant un banc doivent faire une recommandation qui rencontre l’assentiment de la majorité d’entre eux.

35.     La recommandation des commissaires du banc doit être remise au président du bureau de l’ombudsman de Sherbrooke qui doit en assurer le suivi approprié auprès des personnes ou des instances concernées.

CHAPITRE VII

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

36.     Un fonctionnaire ou une personne agissant pour le compte de la ville est tenu de collaborer aux enquêtes ou interventions de l’Ombudsman de Sherbrooke.

37.     Les commissaires et le personnel du secrétariat général doivent respecter la nature confidentielle d’un renseignement porté à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

38.     La Ville accorde aux commissaires la protection contre certaines pertes financières liées à l’exercice de leur fonction, tel que prévu à la section XIII.I de la Loi sur les cités et villes en les adaptant.

39.     Chaque année, le président du bureau de l’ombudsman dépose au conseil de la Ville, au plus tard le 1er décembre, un rapport portant sur l’accomplissement de ses fonctions. Il peut également en tout temps faire un rapport sur des situations qu’il croit d’intérêt pour le conseil de la Ville. Ces rapports sont publics après leur dépôt au conseil.

40.     Le bureau de l’ombudsman peut adopter des règles de fonctionnement et de régie interne.