Rôle, valeurs, principes, règles de déontologie

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RÔLE

Au point 19 de sa constitution, le rôle du Bureau de l’ombudsman est décrit ainsi :

L’Ombudsman de Sherbrooke intervient ou enquête chaque fois qu’il a des motifs raisonnables de croire qu’une personne ou un groupe de personnes a été lésé ou peut vraisemblablement l’être par le fait ou l’omission de la ville. Il intervient de sa propre initiative ou à la demande d’une personne. Il intervient également à la demande du maire, d’un élu, du comité exécutif, du conseil de la Ville ou d’un conseil d’arrondissement.

Il peut enquêter sur toute affaire concernant une décision, une recommandation, un acte ou une omission de la ville. Il peut également enquêter sur toute affaire concernant un acte ou une omission de la part d’une personne effectuant des tâches pour le compte de la ville.

Le Bureau de l’ombudsman n’intervient pas dans un conflit entre des personnes ; il intervient plutôt entre une ou des personnes et un ou des services de l’administration municipale en vue de régler un différend qui n’a pas trouvé de solution par les moyens déjà en place.

 ENGAGEMENT

 Pour bien remplir le rôle du Bureau de l’ombudsman, les membres s’engagent à respecter, dans leur fonctionnement et dans leurs interventions, les valeurs, principes et règles décrits ici.

 VALEURS

 Toute l’action du Bureau de l’ombudsman sera guidée par une valeur primordiale : le respect des personnes. Cette valeur première signifie que toutes les personnes, quelles que soient leurs caractéristiques particulières, ont droit au même accueil, à la même attention et à la même courtoisie de la part du personnel ou des commissaires; leurs demandes devront être traitées avec ouverture et discrétion.

 Cette valeur première se décline de plus dans les valeurs spécifiques suivantes :

 Impartialité: cette valeur exige que le traitement d’une personne ou d’une situation évite toute préférence ou biais et invite plutôt à la neutralité et à l’objectivité. Elle suppose de prendre en considération l’ensemble des éléments soumis par les parties dans le traitement d’une plainte ou d’une situation donnée.

 Équité : on réfère ici à la juste appréciation de chaque situation et de ce qui est raisonnablement dû à chacune des personnes en cause; elle implique la recherche de justice et de solutions bien proportionnées aux situations.

 Intégrité: on réfère ici à l’honnêteté et à la probité qui devront caractériser le comportement des personnes membres du Bureau; celles-ci devront se tenir à l’écart de tout conflit ou d’apparence de conflit d’intérêt.

 Recherche du bien commun : les membres du Bureau chercheront des voies et des solutions propres à contribuer au bien commun, c’est-à-dire susceptibles d’atténuer les conflits et la rancœur, des solutions propices à l’établissement de consensus et de collaborations. De plus, dans leurs actions et leurs recommandations, ils rechercheront ce qui apparaîtra comme servant le mieux la collectivité.

 PRINCIPES

 En plus des dispositions déjà prévues dans sa constitution, le Bureau de l’ombudsman entend fonder son action sur les principes suivants :

 Le Bureau de l’ombudsman est d’abord à la disposition des citoyennes et citoyens comme lieu de dernier recours pour quiconque se considère lésé par une action ou une décision de l’administration municipale. Le Bureau est aussi un outil de développement et d’amélioration des pratiques au bénéfice de la Ville et de son administration.

 Le Bureau est un lieu apolitique, à l’abri de toute ingérence. Les commissaires et le personnel agissent en tout temps avec une totale liberté de pensée et d’action à l’intérieur des limites de leur mandat.

Les citoyens qui se considèrent lésés et les employés de la Ville qui seraient visés par une plainte ont le droit d’être reçus et entendus par le personnel du Bureau, et le cas échéant par les commissaires, avec toute l’attention qu’ils méritent.

Dans un premier temps, le Bureau tentera de traiter en mode conciliation toutes les plaintes ou situations qui peuvent être réglées de cette façon. L’information aux citoyens sur les mécanismes existants susceptibles de résoudre leurs problèmes sera un outil de travail primordial.

Le recours à une enquête formelle par un banc de commissaires sera toujours une solution de dernier recours si elle s’avère être la plus appropriée. À ce moment-là, le rôle des commissaires s’apparente davantage à celui d’un arbitre qu’à celui d’un médiateur. On doit proposer une solution juste et équitable à une situation insatisfaisante. Il peut arriver que la solution proposée ne satisfasse pas, ou pas entièrement, une des parties en cause et ce, même si les commissaires se seront appuyés sur les valeurs ci-haut décrites pour formuler leurs propositions.

Les services du Bureau seront aussi accessibles que possible. On réfère ici à la disponibilité de l’information générale au sujet du Bureau, à l’accessibilité physique des bureaux de l’ombudsman, à la disponibilité, la variété et la convivialité des moyens fournis pour formuler une plainte, à la disponibilité du personnel, à l’attention portée aux personnes affichant des besoins particuliers.

Le Bureau cherchera à traiter les demandes qui lui sont acheminées avec efficacité et célérité.

Les membres du Bureau entendent travailler en collégialité et dans le respect et la mise à profit des compétences et des forces de chacun-e.

RÈGLES DE DÉONTOLOGIE

 En cohérence avec les principes et valeurs qui devront guider leurs actions, les membres du Bureau de l’ombudsman acceptent de se conformer aux règles suivantes :

 Les commissaires font preuve de réserve en tout temps et s’abstiennent de toute déclaration incompatible avec leur rôle; ils renoncent, pour la durée de leur mandat, à toute activité inconciliable avec leur fonction.

 Les commissaires évitent tout geste qui pourrait nuire à l’image ou à la crédibilité du Bureau de l’ombudsman et avisent le président de toute situation les concernant qui pourrait entacher la réputation du Bureau.

Les commissaires doivent faire preuve de neutralité politique dans l’exercice de leurs fonctions.

Avant d’accepter d’intervenir dans une cause donnée, un commissaire doit, s’il y a lieu, en informer le président s’il croit ne pas pouvoir agir avec indépendance et impartialité dans cette cause.

Les commissaires sont tenus à la discrétion et devront respecter le caractère confidentiel de ce qui leur est confié et ce, même après la fin de leur mandat.

Les commissaires ne commentent pas les rapports du Bureau de l’ombudsman et respectent le caractère confidentiel des délibérations tenues soit au moment de l’examen d’une cause, soit au Conseil des commissaires.