Le travail de l'ombudsman consiste notamment à écouter toutes les parties concernées par une demande et à obtenir leurs versions afin d'avoir une vue d'ensemble de la situation.

Ainsi, le travail de l’ombudsman ne peut être accompli sans la collaboration de la fonction publique de la Ville. Leur collaboration est essentielle pour améliorer les services municipaux et maintenir la confiance de la population envers son administration. C’est l’occasion d’obtenir des recommandations objectives sur la façon d’améliorer les services aux citoyennes et aux citoyens.

Si l’ombudsman constate qu’il y a eu un manquement, une erreur ou une injustice, il peut faire enquête et émettre des recommandations aux autorités concernées.

Pourquoi ce que j’ai à dire est important pour l’ombudsman ?

L’ombudsman est impartial et veut avoir les informations pertinentes de toutes les parties concernées, dont la Ville. L’objectif est que tous puissent se faire entendre au sujet du différend. Il ne s’agit pas de trouver un fautif et de le punir, ce n’est pas notre rôle, mais notamment de corriger des erreurs, d’éviter la répétition de conduites préjudiciables aux citoyennes et aux citoyens et de contribuer au bon fonctionnement des processus administratifs municipaux.

Que dois-je faire si l’ombudsman me contacte ?

Vous devez nous fournir rapidement les informations et les documents demandés. Nous vous demandons de répondre à nos questions de la façon la plus complète et honnête. Comme nous essayons de résoudre les demandes aussi rapidement que possible et d’une manière simple et informelle, il est important d’être flexible et ouvert à la recherche de solutions.

Si vous n’avez pas la réponse à nos questions, dites-nous pourquoi et dirigez-nous vers quelqu’un qui pourra nous donner les informations recherchées.

Pourquoi l’ombudsman me contacte-t’il ?

Lorsque l’ombudsman reçoit une plainte, il recueille toutes les informations pertinentes du plaignant et de la Ville. Cela peut être fait par courriel, par un appel téléphonique, par la demande de documents ou du dossier complet ou par un entretien en personne. Ces informations sont importantes pour nous afin d’évaluer la plainte ou le problème équitablement.

Est-ce que l’ombudsman va me fournier des détails de la plainte ?

L’ombudsman vous donnera les informations nécessaires à la compréhension de la plainte afin que vous compreniez bien de quelles informations nous avons besoin.

Est-ce que les informations que je fournis sont confidentielles ?

L’ombudsman a une obligation légale de confidentialité. Il ne peut être contraint de faire une déposition ayant trait à un renseignement obtenu dans l’exercice de ses fonctions ou de produire un document contenant un tel renseignement. Il ne peut être contraint de témoigner au sujet des renseignements et documents obtenus dans le cadre de son travail.

L’ombudsman me convoque en entrevue

Est-ce que je peux avoir les questions avant ?

Il n’est pas dans nos pratiques de donner les questions avant l’entrevue. L’ombudsman peut cependant vous demander d’apporter certains documents. De plus, si vous croyez avoir des informations pertinentes au dossier, n’hésitez pas à nous les partager.

Est-ce que je dois aviser mon supérieur de la convocation de l’ombudsman et du contenu de nos discussions lors de l’entrevue ?

Notre pratique est d’aviser la direction du service municipal concerné des personnes que nous voulons recevoir en entrevue pour un dossier. Il est normal que le directeur ou la directrice soit avisé de votre absence et de la durée approximative de celle-ci. En ce qui concerne les propos tenus lors de l’entrevue, ils sont confidentiels. Si quelqu’un vous demande de partager les détails de notre discussion, veuillez nous en informer. De même si vous craignez d’être pénalisé de quelque façon que ce soit pour avoir participé au travail de l’ombudsman ou que vous subissez des représailles à la suite de notre entrevue, contactez-nous dès que possible.

Est-ce que l’entrevue sera enregistrée ?

Il n’est pas de nos pratiques non plus d’enregistrer les entrevues. Cependant, nous prenons beaucoup de notes pendant l’entrevue qui nous serviront à l’analyse du dossier et à la rédaction de constats et de recommandations, le cas échéant.

Qu’est-ce qui se passe après mon entrevue avec l’ombudsman ?

Il est possible que la secrétaire générale de l’ombudsman vous contacte pour clarifier certaines informations ou pour vous poser quelques questions supplémentaires. Lorsqu’un rapport d’enquête est rédigé, il est possible que certaines des informations que vous nous avez données s’y retrouvent, mais nous veillons à ne pas vous identifier sauf si cela est nécessaire.

Je suis un directeur ou une directrice d’un service municipal

Lorsque l’ombudsman analyse une plainte, il recueille les informations du plaignant, mais aussi celle de la Ville. Pour la Ville, l’ombudsman a comme pratique d’interpeller le directeur ou la directrice du service concerné par la demande, pour l’informer de la plainte et lui donner l’occasion d’examiner le dossier concerné et même de résoudre la situation. Il est possible que les employés qui ont travaillé sur ce dossier soient interpellés par leur directeur ou leur directrice ou même que ces derniers dirigent l’ombudsman vers eux pour comprendre la décision prise dans le dossier et le processus ayant mené à cette décision. Encouragez vos employés à collaborer avec nous et donnez-leur du temps pour nous parler. Expliquez-leur que l’ombudsman ne recherche pas les erreurs des employés, mais la résolution d’une plainte d’un citoyen ou d’une citoyenne. Ces plaintes sont l’occasion d’améliorer les systèmes et les processus dans l’intérêt public.