ÉNONCÉ DE CONFIDENTIALITÉ
Le Bureau de l’ombudsman de Sherbrooke applique la politique de confidentialité à l’égard des renseignements personnels, adopté par la Ville de Sherbrooke (ADM – 2110).
Le présent énoncé de confidentialité a pour objectif : d’expliquer aux gens qui font appel à nos services la façon dont notre Bureau recueille, utilise et communique leurs renseignements personnels.
L’Ombudsman de Sherbrooke est un organisme indépendant et impartial qui offre aux personnes qui croient être lésées par les décisions, les actions ou omissions de l’administration municipale de Sherbrooke, un recours accessible et gratuit.
Nous traitons les plaintes en toute confidentialité et nous protégeons vos renseignements personnels.
La confidentialité est une caractéristique essentielle des bureaux d’ombudsman. La confidentialité des dossiers est primordiale pour nous. Elle amène notamment, la confiance de la population et des gens qui collaborent au traitement et au règlement des demandes soumises à l’ombudsman, de même qu’aux enquêtes.
Notre constitution et cadre de fonctionnement précise d’ailleurs que l’ombudsman et ses employé.es doivent respecter la nature confidentielle de tout renseignement porté à leur connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons, à quelles fins et par quels moyens ?
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.
L’ombudsman de Sherbrooke recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins de l’analyse et du traitement de votre plainte, notamment :
- nom ;
- prénom ;
- adresse ;
- coordonnées pour vous joindre (courriel et téléphone) ;
- l’adresse visée ;
- les renseignements relatifs aux faits dénoncés ;
- les documents fournis par les personnes concernées ;
- les renseignements obtenus auprès des services municipaux visés par votre plainte, son analyse et l’enquête.
En l’absence de ces renseignements, nous ne pourront donner suite à votre plainte.
Vous nous transmettez généralement ces renseignements au moyen d’un formulaire de plainte soumis électroniquement, mais d’autres moyens de communications peuvent être utilisés (courriel, téléphone, etc.).
À quoi consentez-vous ?
En soumettant une plainte à notre Bureau, vous consentez à ce que l’ombudsman de Sherbrooke et les membres de son équipe obtiennent, utilisent et communiquent vos renseignements personnels conformément au présent énoncé.
Si nous devons communiquer vos renseignements personnels à une personne effectuant des tâches pour le compte de la Ville (un tiers), dans le cadre d’une enquête, nous obtiendrons au préalable votre consentement exprès.
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à communiquer ces renseignements et poursuivre le processus de plainte.
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ?
Seuls les membres de l’équipe du Bureau de l’ombudsman ont accès aux dossiers. Un groupe restreint de membres de l’équipe des technologies de l’information de la Ville de Sherbrooke peut exceptionnellement avoir un accès limité uniquement aux fins d’offrir un soutien technique. Toutes ces personnes sont soumises à un engagement de confidentialité.
Les renseignements personnels sont utilisés exclusivement aux fins de l’examen des plaintes et des enquêtes relevant du mandat du Bureau.
Dans la mesure requise pour le traitement adéquat de votre plainte, certaines informations doivent être communiqués aux intervenants de la Ville de Sherbrooke concernés par la situation visée (arrondissements, services, sociétés contrôlées par la Ville, leurs fonctionnaires ou employé.es).
Quels sont vos droits d’accès et de rectification à vos renseignements personnels ?
Notre Bureau traite avec rigueur et précision les informations qu’il reçoit dans le cadre de ses dossiers. Vous pouvez nous demander de vous communiquer, de vérifier ou de rectifier les renseignements personnels vous concernant.
Toutefois, la Loi sur les cités et villes, qui prévoit que nul n’a droit d’accès à un document contenant un renseignement obtenu par l’ombudsman ou les membres de son équipe dans l’exercice de leurs fonctions, limite vos droits à l’accès.
Ainsi, une personne qui soumet une plainte à notre Bureau ne peut obtenir une copie intégrale du dossier. Elle peut cependant demander à notre Bureau qu’il lui fasse parvenir tous les documents qu’elle lui a personnellement transmis et qu’elle souhaite récupérer (ex. : copie papier de plans, photos, cartes ou autre) ou dont elle veut obtenir copie (ex. : formulaire de plainte).
Tout incident de confidentialité est signalé sans délai au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Ville de Sherbrooke afin que les mesures prévues par la Loi soient appliquées.
En dernier recours, toute demande ou plainte relative à l’accès ou à la protection des renseignements personnels doit être adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels à la Ville de Sherbrooke à l’adresse suivante : 191, rue du Palais, C.P. 610, Sherbrooke (Québec) J1H 5H9. Toute question ou commentaire peut être transmis par courriel à [email protected].
Vous pouvez également communiquer avec l’équipe chargée du traitement des plaintes en lien avec la protection des renseignements personnels au 819 823-8000 poste 5300.
Cet énoncé de confidentialité est en vigueur dès sa publication sur le site web du Bureau de l’ombudsman de Sherbrooke.